PENGERTIAN, METODE DAN PEMERIKSAAN KAS KECIL

1. KAS KECIL

Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana kas kecil biasanya akan disimpan dalam peti kas (cash box). Pemegang dana kas kecil disebut dengan kasir. Yang akan bertanggung jawab atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan.

Fungsi utama kas kecil adalah menunjang efektivitas aktivitas operasi perusahaan, karena tidak efektif apabila pengeluaran kecil dari perusahaan menggunakan cek.

Prosedur pengelolaan dana kas kecil

1. Pembentukan dana kas kecil

     Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah:

• Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk 3 atau 4 Minggu.
• Memberikan estimasi kepada bendahara, kemudian bendahara menarik cek dan memberikannya kepada pemegang kas kecil.
• Pemegang kas kecil mencairkan atau menguangkan cek.

Dokumen yang tersedia untuk pembentukan kas kecil:

👉 Surat keputusan dari pejabat yang berwenang

👉 Bukti kas keluar

👉 Cek

2. Pembayaran melalui dana kas kecil

     Pemegang kas kecil atau kasir mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan. 

Dokumen yang tersedia untuk pengeluaran kas kecil adalah:

👉 Permintaan pemakaian kas kecil

👉 Bukti pengeluaran kas kecil

👉 Dokumen pendukung seperti nota atau kuitansi

3. Pengisian kembali dana kas kecil

    Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran atau pemakaian kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti bukti pendukung pengeluaran kas kecil. apabila uang yang terdapat dalam dana kas kecil mencapai tingkat minimum maka dana harus diisi kembali.

Dokumen yang tersedia untuk pengisian kembali dana kas kecil:

👉 Permintaan pengisian kembali kas kecil

👉 Bukti pengeluaran kas kecil

👉 Bukti kas keluar

👉 Dokumen pendukung seperti nota dan kwitansi

2. METODE DANA KAS KECIL

1. Metode dana tetap atau imprest fund system

Pencatatan dana kas kecil dengan sistem dana tetap atau imprest fund system jumlah kas akan selalu tetap. besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula.

Untuk mengetahui sisa uang yang ada dalam kas kecil, kasir kas kecil bisa membuat catatan kas kecil. Tetapi perlu diketahui bahwa metode tetap kasir kas kecil tidak mencatat pemakaian dana kas kecil dalam jurnal. buku kas kecil hanya merupakan catatan intern kasir kas kecil dan tidak dapat dijadikan dasar pencatatan dalam buku besar.

Berikut ini adalah format dari buku kas kecil

Pencatatan dana kas kecil pada metode dana tetap adalah sebagai berikut.

2. Metode dana tidak tetap atau fluctuation fund system

Dalam dana kas kecil metode fluktuasi pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar titik dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah pengganti dana kas kecil atau pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah yang dikeluarkan. oleh karena itu dalam metode dana tidak tetap tidak perlu jurnal penyesuaian terhadap saldo dana kas kecil pada akhir periode.

3. PEMERIKSAAN DANA KAS KECIL

Setiap akhir periode pemegang dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan semua pengeluaran dana kas kecil. Selain pemeriksaan pada buku kas kecil yang dilampiri bukti transaksi pengeluaran kas kecil perhitungan kas kecil secara fisik juga dilakukan. Surprise audit adalah pemeriksa dana kas kecil secara mendadak

Perhitungan uang dilakukan oleh pemeriksa dan disaksikan oleh dua orang atau lebih dan dibuat berita acara. Pengelolaan dana kas kecil perlu dilakukan karena perusahaan melakukan pembayaran biaya-biaya secara tunai. jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo dana kas kecil menurut catatan titik saldo kas kecil dapat dihitung sebagai berikut:

4. SELISIH DANA KAS KECIL

Apabila kas kecil menurut fisik lebih besar daripada kas kecil menurut catatan disebut selisih kas lebih atau cash overage, sedangkan kas kecil apabila kas menurut fisik lebih kecil daripada kas kecil menurut catatan disebut dengan selisih kas kurang atau cash shortage. Selisih kas dapat terjadi karena beberapa hal berikut ini:

1. Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat karena tidak terjadi pemecahan kecil.
2. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran misal saat memberikan uang kembali
3. Adanya uang palsu
4. Kesalahan pencatatan dalam jurnal
5. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

Pada akhir periode pencatatan selisih kas dianggap sebagai pendapatan, dan selisih kurang dianggap sebagai kerugian atau beban. Dalam laporan laba rugi selisih kas diinformasikan sebagai pendapatan atau beban keluar usaha.

Contoh: 

PD Generasi menyelenggarakan dana kas kecil untuk pengeluaran – pengeluaran yang relatif kecil. Pada tanggal 31 Desember 2013 saldo dana kas kecil menurut catatan adalah Rp5.750.000,00. Pemeriksaan fisik dilakukan dan diketahui saldo dana kas kecil secara fisik adalah Rp5.500.000,00. Dari data tersebut maka jurnal untuk mencatat selisih dana kas kecil adalah...

Jawaban: 

5. LAPORAN MUTASI DANA KAS KECIL

Laporan mutasi dana kas kecil merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil selama periode tertentu. Laporan mutasi dana kas kecil memuat informasi berupa saldo awal kas kecil, pengeluaran kas kecil yang disertai buku penggunaanya, selisih kas kecil pada periode tertentu, serta pengisian kembali dana kas kecil.

CONTOH SOAL 

PD. Intan menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran – pengeluaran yang nilainya kecil. Kas kecil diselenggarakan dengan menggunakan metode dana tetap dan di bentuk pada tanggal 1 April 2013. Berikut ini adalah transaksi keuangan selama bulan April 2013. 

Apr 02, dibayar biaya rupa – rupa Rp150.000 

Apr 05, dibeli perlengkapan kantor Rp45.000, dan biaya listrik Rp105.000 

Apr 07, diayar biaya angkut pembelian Rp 100.000 

Apr 10, dana kas kecil diisi kembali 

Apr 15, dibayar biaya telepon dan telegram Rp220.000 

Apr 17, dana kas kecil dikembalikan RP100.000 karena dianggap terlalu besar 

Apr 20, dibayar biaya angkut penjualan Rp150.000 

Apr 25, dana kas kecil diisi kembali 

Apr 28, dibeli perlengkapan kantor Rp50.000

Apr 30, dibayar biaya reparasi peralatan kantor Rp100.000 

Catatan : pemegang dana kas kecil menerima uang sebesar Rp1.000.000 pada saat pembentukan 

Dari data diatas buatlah jurnal umum untuk mencatat transaksi.

JAWABAN 

🙏Thank you For Reading

🌺Hopefully Useful