DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG PADA PERUSAHAAN DAGANG

Dokumen yang digunakan dalam siklus pendapatan dibagi menjadi dua golongan, yaitu dokumen sumber (source documents) adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corrorating documents atau dokumen penguat) adalah dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi.

Surat order pengiriman merupakan dokumen penting untuk memproses penjualan kredit kepada pembeli, berbagai tembusan surat  order pengiriman terdiri dari:

1. Surat order pengiriman yaitu dokumen yang merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut.
2. Tembusan kredit (credit copy) yaitu merupakan dokumen yang digunakan untuk memperoleh status kredit pembeli dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari bagian kredit.
3. Surat pengakuan (acknowledgement copy) yaitu dokumen yang dikirimkan oleh bagian order penjualan kepada pembeli untuk memberitahukan bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
4. Surat muat (bill of lading) yaitu dokumen yang digunakan untuk bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat rangkap 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum dan 1 lembar disimpan oleh perusahaan setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum.
5. Slip pembungkus (packing slip) yaitu dokumen yang ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan bagian penerimaan pembeli mengidentifikasi barang–barang yang diterimanya.
6. Tembusan gudang (werehouse copy) yaitu tembusan surat order pengiriman yang dikirim kebagian gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang yang tercantum didalamnya.
7. Arsip pengawasan pengiriman (sales order follow-up copy) yaitu tembusan surat order pengiriman yang diarsip oleh bagian order penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.
8. Arsip indek silang (cross-index file copy) yaitu tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabet menurut nama pembeli untuk memudahkan menjawab pertanyaan–pertanyaan dari pembeli mengenai status pesanannya.

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari:

1. Faktur penjualan (customer copyes) yaitu dokumen yang merupakan sumber pertama yang dikirim kepada pembeli dan jumlahnya tergantung dari permintaan pembeli
2. Tembusan piutang (account receivable copy) yaitu merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan ke bagian piutang sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
3. Tembusan jurnal penjualan (sale journal copy) yaitu merupakan tembusan yang di kirimkan ke bagian jurnal, buku besar, laporan sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
4. Tembusan analisis (analisis copy) yaitu merupakan tembusan yang dikirim kebagian kartu persediaan dan kartu biaya sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi pramuniaga (salesperson).
5. Tembusan pramuniaga (salesperson copy) yaitu tembusan yang dikirimkan kepada pramuniaga untuk memberitahu bahwa order dari pembeli yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkan dirinya untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.

          Dalam transaksi penjualan tunai, dokumen–dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Faktur penjualan tunai yaitu dokumen yang digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai kedalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
2. Pita register kas yaitu dokumen yang dihasilkan bagian kasa dengan menggunakan mesin register kas.
3. Bukti setor bank yaitu dokumen yang merupakan bukti telah disetorkannya cek atau uang tunai ke bank oleh bagian kasa

            Dalam transaksi return penjualan, dokumen yang digunakan adalah:

1. Memo kredit yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan untuk memberikan torisasi kepada bagian penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2. Laporan penerimaan kas yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian penerimaan sebagai bukti telah diterimanya kembali barang yang telah dijual dalam transaksi return penjualan.

            Dalam transaksi penghapusan piutang, dokumen yang digunakan adalah:

1. Bukti memorial yaitu dokumen yang dimuat oleh bagian kredit sebagai perintah kepada bagian piutang mengedit kartu piutang dengan adanya penghapusan piutang kepada pembeli tertentu.
2. Surat keputusan direktur keuangan tentang penghapusan piutang yaitu surat otorisasi penghapusan piutang dari pejabat yang tinggi wewenangnya yaitu direktur keuangan maupun dari dewan komisaris.

🙏Thank you For Reading

🌺Hopefully Useful